Das Layout eines Fragebogens hat zwei Aufgaben: Erstens soll die Darstellung den Befragten motivieren, an der Umfrage teilzunehmen. Dies ist natürlich insbesondere bei auto-administrierten Fragebögen wichtig. Das Layout des Fragebogens beginnt mit der Titelseite, welche ansprechend gestaltet sein sollte. Aber auch der gesamte Fragebogen sollte optisch schön gestaltet sein, damit dem Befragten klar wird, dass es sich bei der Befragung um ein wichtiges Thema handelt. Bei der Gestaltung von Online-Fragebögen bietet sich zudem die Einbindung multimedialer Elemente an. Studien haben in der Tat gezeigt, dass die Einbindung multimedialer Elemente in Online-Fragebögen die Datenqualität erhöht. (Siehe z.B. Gerich 2009)

Die zweite Aufgabe des Layouts von Fragebögen ist die, dass die Befragten oder die Interviewer leicht und verständlich durch den Fragebogen geführt werden. Bei dem Layout des Fragebogen sollte also Gleiches gleich gestaltet sein: Erstellen Sie geschlossen einfache Fragen mit einem runden Radio-Button und geschlossen mehrfache Fragen mit eckigen Antwortkästchen. Gestalten Sie den Fragetext immer einheitlich. Gestalten Sie im Fragebogen die Hinweise einheitlich und stellen Sie die Anweisungen zum Ausfüllen der Frage direkt in den Anschluss an die Frage. Studien zum Layout des Fragebogens haben ergeben, dass je näher eine Anweisung bei der Frage gestellt ist, desto mehr wird diese Anweisung beachtet.

Bei Filterführungen im Fragebogen werden bestimmte Fragen, welche für manche Befragte nicht relevant sind, übersprungen. Kennzeichnen Sie diese Filterführungen klar und deutlich bei der Gestaltung ihres Papierfragebogens, wenn möglich mit Hilfe von Pfeilen.

Für die Gestaltung von Online-Fragebögen hat Dillmann folgende Prinzipien entwickelt (Auflistung mit eigenen Erweiterungen in Bezug auf Online-Befragungs-Software):

• Präsentiere jede Frage in Online-Fragebögen in einem konventionellen Format (ähnlich wie bei Papierfragebögen). Achten Sie also beim Erwerb einer Onlinefragebogensoftware darauf, dass verschiedene Layoutmöglichkeiten nutzbar sind.
• Gebrauche Farben im Onlinefragebogen so, dass die Figur/Hintergrund-Konsistenz und die Lesbarkeit erhalten bleiben, der Fluss der Navigation nicht behindert wird und die Messqualitäten des Online-Fragebogens nicht gefährdet werden. Das Tool zur Erstellung von Online-Fragebögen sollte zudem frei skalierbare Farbeinstellungen anbieten.
• Vermeide, dass aus unterschiedlichen Bildschirmkonfigurationen, Betriebssystemen, Browsern, Beschränkungen des Displays und ungewollten Textumbrüchen Unterschiede im visuellen Erscheinungsbild beim Ausfüllen des Onlinefragebogens entstehen. Bei internationalen Befragungen sollte die Software zur Erstellung der Online-Befragung also Mehrsprachigkeit unterstützen.
• Verwende spezifische Anweisungen im Onlinefragebogen, wie man jede notwendige Aktivität am Computer durchführt, die für die Beantwortung der Fragen notwendig ist; führe weitere Anweisungen an dem Punkt ein, wo sie benötigt werden. Die Online-Befragungssoftware muss also die Möglichkeit bieten, Anweisungen frei zu gestalten.
• Verwende „Drop-down-Boxen“ beim Erstellen von Onlinefragebögen nur sehr sparsam. Die Online-Umfrage-Software muss eine Vielzahl an Fragedarstellungsmöglichkeiten anbieten.
• Gestalte Sprunganweisungen so, dass diese zur Markierung der Antworten ermutigen und zum Anklicken der nächsten anwendbaren Frage im Onlinefragebogen führen. Hinweis: Moderne Tools zu Erstellung von Online-Fragebögen bieten dynamische Sprunganweisungen an.
• Konstruiere Web-Fragebögen so, dass sie von Frage zu Frage scrollen, vorausgesetzt, es sind keine Reihenfolgeeffekte zu vermuten
• Wenn die Zahl der Antwortvorgaben die Zahl übersteigt, die auf einem Bildschirm oder einer Spalte darstellbar ist, ziehe eine doppelte Anordnung („double banking“) in Betracht. Achten Sie beim Kauf eines Online-Fragebogen-Tools darauf, dass eine genügend große Anzahl an Antwortvorgaben möglich ist.
• Verwende grafische Symbole oder Worte, um den Befragten darüber zu informieren, an welcher Stelle der Bearbeitung er sich befindet (Statusanzeige). Vermeide solche, die den Rechner zusätzlich belasten. Achten Sie beim Erwerb einer Software zur Erstellung von Online-Fragebögen darauf, dass schon vorgefertigte Statusanzeigen vorhanden sind.
• Übe Zurückhaltung in der Verwendung von Fragestrukturen, die schon bekannte Messprobleme bei schriftlichen Fragebögen verursachen wie offene Fragen oder Auswahl mehrerer Items aus einer Liste. (Dillmann 2007, in Faulbaum/Prüfer/Rexroth 2009)

Über die Administrationsform von Fragebögen wird festgelegt, wer die Fragen stellt und wer die Antworten dokumentiert. Bezüglich der Administrationsform eines Fragebogens unterscheidet man, ob der Befragte den Fragebogen selbst ausfüllt (auto-administrierter Fragebogen) oder ob der Fragebogen von einem Interviewer vorgelesen und ausgefüllt wird (Interviewer-administrierter Fragebogen).

Wird der Fragebogen vom Befragten selbst ausgefüllt, so muss dieser Fragebogen selbsterklärend sein, da es normalerweise keinen unmittelbaren Ansprechpartner gibt, der Rückfragen sofort beantworten könnte (außer man gibt eine Ansprechperson bzw. deren Telefonnummer an, was auch gemacht werden sollte). Zudem ist gerade bei selbst-ausgefüllten Fragebögen das Layout als Motivations- und Navigationsinstrument wichtig.

Ein Merkmal von selbstausgefüllten Fragebögen ist die Anonymität: Dies ist bei heiklen Fragen von Vorteil; allerdings weiß man oftmals nicht eindeutig, wer den Fragebogen auch tatsächlich ausgefüllt hat bzw. ob der Fragebogen von einer Person alleine ausgefüllt wurde oder ob beispielsweise der Lebenspartner beim Ausfüllen zugesehen hat.

Interviewer-administrierte Fragebögen werden normalerweise vorgelesen, so dass die Gestaltung des Layouts des Fragebogens nur die Funktion der Interviewernavigation hat. Natürlich ist Anonymität der Befragung bei heiklen Fragen ein Problem. Nutzen Sie daher eine der vorher beschriebenen Techniken zur Erhöhung der Validität von heiklen Fragen in Fragebögen.

Klarer Vorteil von Interviewer-administrierten Fragebögen ist, dass der Interviewer Fragen beantworten kann. Allerdings sollten die Interviewer durch Beantwortung der Fragen nicht vom Standardfragebogen abweichen, insbesondere wenn die Interviewer rigide Befragungen durchführen sollen.