Anonyme Online-Umfragen erstellen: Das müssen Sie wissen

Nicht nur wegen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist es wichtig, dass Umfragen anonym durchgeführt werden – es sei denn natürlich, dass klar darauf hingewiesen wird, dass die Befragung personalisiert, also nicht anonym ist:

• Keine Mitarbeiterin und kein Mitarbeiter wird eine Führungskräfteevaluation ehrlich beantworten, wenn der Eindruck herrscht, dass diese nicht anonym ist!
• Insbesondere heikle Fragen werden nur bei als anonym wahrgenommenen Befragungen ehrlich beantwortet werden.

Grundsätzlich muss ein Hersteller von Onlinebefragungstools sicherstellen, dass die Umfragen anonym durchgeführt werden können. Ob Kundenzufriedenheitsumfrage oder Umfragen zur Marktforschung — möchten Sie anonyme Online-Umfragen erstellen, müssen Sie bei der Auswahl des Umfragetools unbedingt auf folgende Punkte achten:

• Einige Onlineumfragetools erheben im Hintergrund automatisch die IP-Adresse der Befragten. Dies ist nach der DSGVO verboten! Am besten wählen Sie ein Onlineumfragetool aus, bei dem die automatische Erfassung der IP-Adresse erst gar nicht möglich ist. Schnell ist aus Versehen ein Haken gesetzt, so dass die IP-Adresse doch erfasst wird!
• Die Server, auf denen die Onlineumfragen, laufen müssen in Deutschland bzw. der EU stehen.
• Es muss in dem Unternehmen des Herstellers einen Datenschutzbeauftragten geben, an den man sich bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden kann oder der eine gewünschte Lösung von Daten veranlasst.
• Möchten Sie anonyme Online-Umfragen erstellen, muss geregelt sein, in welchen Abständen Daten gelöscht werden.

All diese Regelungen müssen in den allgemeinen Geschäftsbedingungen des Softwareherstellers sowie in speziellen Dokumenten, die die Umsetzung des Datenschutzes beschreiben, hinterlegt und abrufbar sein. Grundsätzlich muss ein Hersteller von Onlineumfragesoftware auch gewährleisten, dass es eine strikte Trennung zwischen personenbezogenen Daten (wie der E-Mail-Adresse) und den Antworten auf eine Umfrage gibt. Dies ist aber bei personalisierten Einladungen schwer möglich. Worauf in diesem Zusammenhang zu achten ist, erfahren Sie im nächsten Kapitel.

Warum personalisierte Einladungen bei Onlineumfragen?

Geht es darum anonyme Online-Umfragen zu erstellen, kann man jetzt freilich argumentieren, dass Einladungen zur Teilnahme einer Umfrage einfach nicht personalisiert versendet werden, um auf diese Weise die Anonymität zu gewährleisten. Schließlich werden so keinerlei personenbezogene Daten erhoben. Dies könnte man auch als Idealfall beschreiben: Die Probanden bekommen zwar eine E-Mail mit einem Link zum Fragebogen zugeschickt, dieser Link zum Onlinefragebogen ist aber für alle gleich – er ist also vollkommen anonym. Es gibt dennoch Fälle, in denen ein sogenannter offener Link beim Erstellen von anonymen Online-Umfragen nicht in Frage kommt:

• Bei Längsschnittstudien, bei denen die Probanden öfter über einen Onlinefragebogen Umfragen zu einem bestimmten Thema in verschiedenen Wellen beantworten. In diesem Fall muss irgendwie erfasst werden, wer was geantwortet hat.
• Bei Mitarbeiterbefragungen, wie beispielsweise Vorgesetztenevaluationen, muss verhindert werden, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin die oder den Vorgesetzten mehrmals anonym evaluieren kann.
• Wenn ermöglicht werden soll, dass ein Proband die Beantwortung eines Fragebogens unterbrechen und später an der Stelle seiner letzten Antwort fortsetzen kann, so muss irgendwo erfasst werden, wer bis wohin geantwortet hat.
• Ebenso ist es beim Erstellen von anonymen Online-Umfragen sinnvoll, dass – wenn per E-Mail-Verteiler Personen zur Beantwortung eines Fragebogens eingeladen werden – mögliche Nachfassaktionen nur an die Personen gesendet werden, die den Fragebogen noch nicht beantwortet haben. Schlecht ist, immer alle Personen aus dem E-Mail-Verteiler nachzufassen. Stellen Sie sich vor, Sie haben den Fragebogen schon beantwortet, erhalten aber dennoch Mails mit der Bitte zur Teilnahme. Diese Penetranz würde ein schlechtes Licht auf das Unternehmen hinter der Befragung werfen.

Welche Optionen gibt es, um anonyme Befragungen mit personalisiertem Zugang zu ermöglichen?

Möchten Sie anonyme Online-Umfragen erstellen gibt es dennoch Möglichkeiten, mit einem personalisierten Link oder Zugang (ID) zu arbeiten und eine anonyme Teilnahme zu gewährleisten. Die erste Anforderung an ein Onlineumfragetool ist diesbezüglich, dass die Datenbank, in der Informationen über das Ausfüllen und die Datenbank mit den Antworten strikt getrennt ist. Technisch gesehen erhalten die Links, welche zu der Onlineumfrage führen, eine Personalisierung wie eine ID, über welche erfasst wird, ob die Person, die auf den Link geklickt hat, schon geantwortet hat. Die Antworten selbst werden in einer zweiten Datenbank gespeichert. Beim Erstellen einer anonymen Online-Umfrage gilt diesbezüglich: Das kann datenschutzrechtlich als anonyme Umfrage gelten – psychologisch kann die gefühlte Anonymität dennoch nicht gegeben sein. Zumindest theoretisch gibt es irgendwo eine Verbindung zwischen der Antwort und der Person, die geantwortet hat. Insbesondere bei Befragungen, welche aus geschlossenen Systemen – wie E-Learning-Systemen – heraus gestartet werden ist, diese Angst auch nicht unbegründet. Oder bei Längsschnittstudien, die anonym durchgeführt werden sollen, stellt sich die Frage, wie die Umfragen anonym durchgeführt werden können.

Neben der oben genannten strikten Trennung der Datenbank mit der Information, dass die Probandin/der Proband geantwortet hat und der Datenbank mit den Antworten – welches also eine elektronische Möglichkeit der Anonymisierung darstellt, die aber eventuell von den Probanden als nicht anonym empfunden wird – gibt es drei weitere Optionen, um eine anonyme Online-Umfrage zu erstellen:

• Die nachträgliche Anonymisierung
• Das „Kieler Verfahren“
• Selbst generierte Identifikationscodes

Die nachträgliche Anonymisierung von Antworten

Die nachträgliche Anonymisierung von Antworten ist aus datenschutzrechtlicher Sicht problematisch, da die Antworten zunächst personalisiert erfasst werden. Selbst wenn nach Durchführung der Studie die möglichen Variablen, die eine Zuordnung zu den Probandinnen und Probanden ermöglichen würden, gelöscht werden, muss man sicherstellen, dass auch mögliche Sicherheitskopien, die als Backup der Umfrage meist automatisch erstellt werden, gelöscht werden.

Das „Kieler Verfahren“

Das „Kieler Verfahren“ eignet sich zur Durchführung von Führungskräfteevaluationen bei mittelständischen Unternehmen und ist ein verhältnismäßig aufwändiges Verfahren, um eine anonyme Online-Umfrage zu erstellen. Bei diesem Verfahren werden so viele Lose erstellt, wie das Unternehmen Mitarbeiter hat. Auf diesen Losen sind individuelle Zugangscodes gedruckt. Nun geht eine Person – idealerweise ein externer Consultant – durch die Räume des Unternehmens und jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter zieht ein Los. Mit der ID auf diesem Los kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter nur einmal auf die Führungskräfteevaluation zugreifen und somit nur einmal evaluieren. Auf der anderen Seite kann jeder Teilnehmer absolut sicher sein, dass die Evaluation anonym ist. Nachteil an diesem Verfahren der Anonymisierung ist der recht hohe Aufwand. Dies sollten Sie bei der Wahl Ihres Tools zur Mitarbeiterbefragung unbedingt berücksichtigen.

Selbst generierte Identifikationscodes

Zudem gibt es eine dritte Möglichkeit, um eine anonyme Online-Umfrage zu erstellen. Bei Längsschnittstudien oder bei langen Fragebögen kann es sinnvoll sein, dass sich die Probandinnen und Probanden selbst einen Zugangscode überlegen. Problematisch ist, dass viele ihre Codes wieder vergessen. Ein Verfahren, über das ein Code per E-Mail wieder hergestellt wird ist möglich, unterscheidet sich kaum von elektronischen Anonymisierungsmöglichkeiten. Eine Option ist dabei, dass anhand von Fragen automatisch ein Code generiert wird. Wichtig bei dieser Methode ist, dass

• die Fragen einfach zu beantworten sind,
• diese klar beantwortbar sein müssen,
• die Antworten keine Rückschlüsse auf die Identität der befragten Person zulassen,
• keine Dopplungen von Codes generiert werden,
• die Probandinnen und Probanden nicht durch Anklicken der Fragen zur Codegenerierung genervt werden.

Mit unserem Umfrage-Tool Sphinx Survey bieten wir Ihnen flexible Möglichkeiten, anonyme Online-Umfragen zu erstellen. Fordern Sie jetzt Ihr kostenloses Testkonto an. Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit über unser Kontaktformular zur Verfügung.

Ein Beispiel, wie Sie über Fragen selbstgenerierte Identifikationscodes erstellen lassen können finden Sie hier. Üblicherweise stellen Sie zwischen 7 und 10 Fragen. Dies ist eine adäquate Anzahl, um eindeutige Codes zu generieren. Außerdem ist davon auszugehen, dass diese Maßnahme von den Befragten – bei einigermaßen hohem Involvement – noch akzeptiert wird.